Giao tiếp với cấp dưới Đó là một việc tưởng chừng dễ dàng nhưng thực ra lại không hề đơn giản đối với các nhà quản lý. Các nhà quản lý có thể sử dụng kỹ năng giao tiếp để giúp động viên, thúc đẩy và tăng động lực làm việc cho nhân viên của mình. Hãy cùng GoalF tìm hiểu cách giao tiếp hiệu quả với cấp dưới qua bài viết dưới đây.

Tìm hiểu thêm : 5 điều nhà quản lý cần biết để giao việc hiệu quả cho nhân viên

9 điều bạn nên làm khi giao tiếp với cấp dưới

Sẽ không có một tiêu chuẩn chung trong giao tiếp với cấp dưới. Tùy từng trường hợp, hoàn cảnh, đặc điểm của doanh nghiệp và nhân viên mà nhà quản lý sẽ có những lưu ý khác nhau khi giao tiếp. Tuy nhiên, 9 lưu ý dưới đây có thể là những gợi ý hay giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn với nhân viên.

1. Giao tiếp thường xuyên

Các nhà quản lý nên tiến hành giao tiếp thường xuyên với cấp dưới. Giao tiếp thường xuyên sẽ giúp tăng sự tương tác và thấu hiểu trong nhóm làm việc. Và chỉ khi trong nhóm của bạn có đủ sự tương tác và thấu hiểu, quản lý và nhân viên cũng như giữa nhân viên với nhân viên mới có thể phối hợp công việc nhịp nhàng.

Mặt khác, việc liên lạc thường xuyên cũng giúp nhóm của bạn hạn chế nguy cơ đi chệch mục tiêu. Ví dụ: mục tiêu hàng tuần của nhóm tuyển dụng của bạn là tuyển dụng 2 lập trình viên .Net. Tuy nhiên, do không trao đổi rõ ràng và thường xuyên nên nhân viên tuyển dụng hiểu lầm và tuyển 2 Lập trình viên di động chẳng hạn. Sự nhầm lẫn, sai lệch mục tiêu có thể nảy sinh do giữa cấp quản lý và nhân viên hạn chế giao tiếp, tương tác với nhau.

2. Biết rõ cấp dưới của mình

Bạn cần hiểu rõ cấp dưới của mình vì bản chất HR là câu chuyện của con người, hướng đến con người. Bạn chỉ có thể điều hành và điều phối công việc của cả nhóm nếu bạn hiểu rõ cấp dưới của mình, biết ai phù hợp với việc gì và ngược lại và việc gì sẽ phù hợp với ai.

Ví dụ, nếu nhân viên của bạn là những người làm việc độc lập tốt, có xu hướng sống nội tâm, bạn có thể giao nhiệm vụ tỉ mỉ và cẩn thận cho nhân viên. Ngược lại, nếu nhân viên là người quảng giao, nhanh nhạy trong giao tiếp và quan hệ, bạn có thể giao các công việc đối ngoại, marketing, chăm sóc khách hàng…

3. Luôn lắng nghe cấp dưới

Khi nhân viên gặp khó khăn, vướng mắc trong công việc, họ cần một người chia sẻ, lắng nghe và phản hồi để có những lời khuyên giúp họ xử lý công việc tốt hơn. Bạn phải luôn lắng nghe cấp dưới của mình.

Điều này có thể khiến nhà quản lý tốn nhiều thời gian và công sức nhưng sẽ mang lại hiệu quả công việc vượt trội cho nhóm trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Khi nhân viên được lắng nghe và đưa ra phản hồi, họ sẽ làm việc tập trung và hiệu quả hơn.

Mặt khác, nhân viên được quản lý lắng nghe cũng sẽ cảm thấy được tôn trọng, làm việc theo nhóm. Điều đó sẽ giúp nhân viên gắn bó, đồng hành cùng công ty và tập thể lâu dài, trung thành hơn.

4. Giữ thái độ bình tĩnh và điềm tĩnh

Trong khi giao tiếp với cấp dưới, bạn nên giữ thái độ bình tĩnh và điềm tĩnh. Những lời khuyên, góp ý cho nhân viên (nếu có) cũng nên được đưa ra với giọng điệu trung lập, không hồ hởi nhưng cũng không biến thành chỉ trích, công kích cá nhân.

Khi bạn giữ được thái độ bình tĩnh và điềm tĩnh, nhân viên của bạn cũng sẽ bình tĩnh lắng nghe hơn và không tìm cách phản ứng, chống đối hay nói cách khác là giữ im lặng. Quá trình giao tiếp sau đó sẽ có tác dụng tích cực, như mong đợi.

5. Khen, chê đúng mực

Khen ngợi cũng cần cân nhắc để nhân viên có cảm giác là người chiến thắng và được tập thể tôn trọng nhưng đừng biến nhân viên thành kẻ bị ngôi sao, đặt cá nhân lên trên tập thể. Ngược lại, phê bình cũng cần cẩn trọng để nhân viên hiểu rõ vấn đề cần khắc phục nhưng không cảm thấy bị công ty, ban lãnh đạo coi thường, thiếu tôn trọng.

Thực ra, cách khen và chê đúng và hiệu quả là khen đúng điểm cần khen và chê đúng điểm cần phê bình. Khi bạn khen, chê đúng và có cách thể hiện khen, chê đúng thì nhân viên sẽ dễ dàng tiếp thu những lời khen, chê đó hơn.

Nếu cần thiết, bạn có thể tiến hành khen ngợi nhân viên dưới cả hai hình thức công khai và riêng tư, nhưng khi phê bình, bạn nên thực hiện một cách riêng tư, check-in 1 1 với nhân viên. Điều đó sẽ khiến nhân viên dễ dàng tiếp nhận những lời phê bình, phản hồi tiêu cực từ cấp quản lý và tìm cách khắc phục.

Tìm hiểu thêm : Khen nhân viên – 20 cách khen HIỆU QUẢ

6. Giao tiếp với cấp dưới bằng sự chân thành

Giao tiếp có thể là kỹ thuật, nhưng để giao tiếp thành công với nhân viên, các nhà quản lý cần đảm bảo rằng giao tiếp là chân thực. Đó chính là cái gốc giúp cho sự giao tiếp và mối quan hệ giữa người quản lý và nhân viên trở nên gắn kết và hiệu quả hơn.

Khi người quản lý giao tiếp với nhân viên bằng sự chân thành, thì nhân viên cũng sẽ đáp lại, giao tiếp với người quản lý bằng sự chân thành. Những rào cản trong giao tiếp nhờ đó sẽ dần được gỡ bỏ.

7. Tạo bầu không khí vui vẻ

Một bầu không khí vui vẻ trong giao tiếp sẽ giúp cả nhân viên và quản lý cảm thấy thoải mái khi chia sẻ và giao tiếp với nhau hơn. Để tạo bầu không khí vui vẻ trong nội bộ, nhà quản lý cần lưu ý:

• Không dẫn dắt cuộc đối thoại, trao đổi sang hướng xung đột, đối đầu
• Chú ý tuyển dụng nhân viên không chỉ cần phù hợp về chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc mà còn phải phù hợp về văn hóa, tính cách, có thể tạo không khí vui vẻ khi làm việc nhóm.
• Người quản lý cũng cần là nhân tố tạo nên bầu không khí vui vẻ. Bạn có thể giúp bầu không khí nhóm vui vẻ hơn bằng một số cách như: khen ngợi nhân viên một cách công khai; tổ chức ăn trưa cùng nhau vào thứ sáu hàng tuần; mua cho nhân viên những món quà nhỏ…

8. Quan tâm đến đời sống của cấp dưới

Cuộc sống của cấp dưới có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu quả, hiệu suất và giao tiếp trong công việc của nhân viên. Khi người lao động có cuộc sống ổn định, bình yên thì họ cũng sẽ yên tâm làm việc và có cách giao tiếp công việc tốt hơn. Vì vậy, nhà quản lý nên quan tâm đến đời sống của cấp dưới để giúp nhân viên yên tâm làm việc và cân bằng với cuộc sống hơn.

Ví dụ :

Trường hợp nhân viên có người nhà nằm viện và không có người chăm sóc, người quản lý có thể bố trí nhân viên khác cùng bộ phận để giảm bớt khối lượng công việc. Cả đoàn cũng sắp xếp được thời gian để đến bệnh viện thăm hỏi và tặng quà cho người thân của nhân viên.

9. Kiên nhẫn và thuyết phục

Nhóm của bạn có thể là tập hợp của nhiều tính cách, nhu cầu và động lực khác nhau. Vì vậy, trong giao tiếp với nhân viên, bạn cần phải có sự kiên nhẫn và biết cách thuyết phục nhân viên.

Ví dụ :

Nhóm nhân viên có thành tích làm việc cá nhân tốt nhưng thiếu tinh thần hợp tác, làm việc nhóm, bạn có thể khuyến khích và kiên nhẫn tạo cơ hội cho nhân viên tham gia các hoạt động teambuilding, team. Như vậy, nhân viên sẽ hòa đồng và gần gũi hơn với các thành viên khác trong nhóm.

Còn với những nhân viên có nguy cơ sa sút hiệu suất do chậm chạp hoặc lười cập nhật kiến ​​thức mới, bạn có thể kiên nhẫn, thuyết phục nhân viên và cho họ cơ hội tham gia các khóa đào tạo. bổ sung cần thiết.

Khi bạn là một nhà quản lý thực sự kiên nhẫn, dành thời gian cho nhân viên và biết cách thuyết phục, nhân viên của bạn sẽ dễ dàng vượt qua rào cản giao tiếp và rào cản công việc hơn. Họ sẽ đạt được những cải tiến tích cực, vượt trội về hiệu quả, hiệu quả công việc cũng như trong giao tiếp giữa nhân viên và cấp quản lý.

8 sai lầm phổ biến nhất khi giao tiếp với cấp dưới

Để ý những lỗi thường gặp khi giao tiếp với cấp dưới sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm không đáng có.

1. Không bao giờ hoặc rất ít khen ngợi

Bạn không nên hạn chế hoặc thậm chí không bao giờ khen ngợi nhân viên. Khen đúng người, đúng lúc còn có giá trị hơn đối với nhân viên so với những điều chỉnh tăng lương, thưởng, phúc lợi.

Bởi vì, khen ngợi là biểu hiện cụ thể của sự tôn trọng và ghi nhận mà công ty dành cho nhân viên của mình. Hầu hết nhân viên sẽ cần và mong nhận được sự tôn trọng và công nhận đó. Nhân viên sẽ khó gắn bó và làm việc lâu dài tại một công ty nếu họ không nhận được sự tôn trọng và ghi nhận từ tổ chức.

2. Giao tiếp thô lỗ

Những lời lẽ thù hận, thô lỗ hay thậm chí xúc phạm nhân viên cần được kiểm soát. Bạn không nên lợi dụng vị thế cấp trên – cấp dưới để giao tiếp thô lỗ, thể hiện uy quyền của mình với nhân viên. Khi bạn giao tiếp thô lỗ với nhân viên, khoảng cách giữa bạn và nhân viên sẽ ngày càng xa hơn, hiệu quả giao tiếp tất yếu sẽ giảm sút.

Tuy nhiên, khi nói về việc cẩn trọng không giao tiếp thô lỗ không có nghĩa là bạn cần hạn chế thẳng thắn trong công việc. Nếu nhân viên mắc lỗi trong công việc, bạn có thể thẳng thắn chỉ ra điều đó với nhân viên trong buổi kiểm tra 1 1. Có một khoảng cách giữa sự thô lỗ và thẳng thắn trong giao tiếp. Bạn nên xem xét cách cư xử và giao tiếp với nhân viên để đảm bảo giao tiếp hiệu quả và thẳng thắn mà không trở nên thô lỗ.

3. Chỉ thích những người nghĩ rằng “thích tôi”

Nếu toàn bộ công ty hay tổ chức chỉ toàn những người có cùng suy nghĩ, cùng một quan điểm, thì sẽ khó đạt được những tiến bộ vượt bậc. Bản chất của sự phát triển và quản lý hiệu quả doanh nghiệp là nhận ra những vấn đề tồn tại trong tổ chức để tìm ra giải pháp khắc phục và hoàn thiện.

Khi tất cả nhân viên đều suy nghĩ như người quản lý và không nhìn thấy những vấn đề đang tồn tại, công ty của bạn thậm chí có thể phải đối mặt với nguy cơ tụt hậu và suy thoái.

Ví dụ :

Công ty của bạn đang phát triển phần mềm trên nền tảng công nghệ. Ban lãnh đạo thấy rằng nền tảng hiện tại là đủ để đáp ứng các yêu cầu của thị trường. Tuy nhiên, qua thực tế triển khai dự án, bộ phận triển khai nhận thấy khách hàng có những nhu cầu mới, phát sinh mà nền tảng công nghệ hiện tại khó hoặc không thể đáp ứng được.

Nếu nhân viên triển khai im lặng và chỉ nghĩ như một nhà quản lý rằng nền tảng công nghệ đã đủ đáp ứng nhu cầu thị trường thì sản phẩm công ty bạn làm ra tất yếu sẽ bị thị trường đào thải.

4. Quá thô lỗ với nhân viên

Người quản lý có thể thân thiện, tạo cảm giác gần gũi với nhân viên nhưng không nên quá nhân nhượng với nhân viên. Điều đó không giúp nhà quản lý giao tiếp với nhân viên hiệu quả hơn mà còn có thể dẫn đến những hệ lụy, phản tác dụng như:

• Nhân viên không còn thấy người quản lý thực sự ở vị trí quản lý, có tâm lý “độc thân một lứa”.
• Nhân viên thiếu sự nghiêm túc cần thiết khi giao tiếp với cấp quản lý
• Nhà quản lý khó đưa ra những đánh giá chính xác và khách quan khi đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên

Trên thực tế, ranh giới giữa giao tiếp thân thiện và giao tiếp quá nhiệt tình của người quản lý khá gần nhau. Bạn nên đảm bảo giao tiếp phù hợp, thân thiện với nhân viên của mình, nhưng không đến mức quá nhiệt tình và phản tác dụng.

5. Thích đổ lỗi

Đây là trách nhiệm của tôi. Đây là lỗi của tôi. Khi phát sinh vấn đề, lỗi ở bộ phận mình quản lý, người quản lý nên bắt đầu suy nghĩ về trách nhiệm cá nhân của mình và tìm cách giải quyết. Điều đó sẽ có giá trị hơn là quy kết và đổ lỗi cho nhân viên.

Khi bạn cố gắng đổ hết lỗi cho nhân viên, đó có thể không phải là lỗi của bạn mà là cách bạn quản lý và điều phối công việc mới thực sự quan trọng. Việc đổ hết lỗi cho nhân viên mặt khác cũng khiến giao tiếp giữa quản lý và nhân viên dễ nảy sinh những rạn nứt khó hàn gắn về sau.

Điểm mấu chốt khi phát hiện ra sai lầm trong công việc là tìm ra giải pháp. Bạn nên dành thời gian để đổ lỗi cho ai đó để tìm ra giải pháp phù hợp và hiệu quả hơn.

6. Không quan tâm đến cảm xúc của nhân viên

Cảm xúc của nhân viên là yếu tố sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và hiệu quả công việc của họ. Một nhân viên chán nản, chểnh mảng sẽ rất khó đạt được hiệu quả tốt trong công việc. Vì vậy, trong giao tiếp, nếu nhà quản lý không quan tâm đến cảm xúc của nhân viên thì nhà quản lý sẽ khó kết nối, tạo động lực, thúc đẩy nhân viên đạt kết quả tốt hơn trong công việc.

Ví dụ :

Nhân viên vừa hoàn thành một dự án khó khăn. Cảm xúc của nhân viên cần được thỏa mãn lúc này là được ghi nhận công lao, được xét tăng lương, thưởng, phúc lợi trong kỳ đánh giá thành tích tiếp theo. Nhà quản lý cần quan tâm đến cảm xúc đó và tìm cách giải quyết phù hợp với nhân viên, phù hợp với quy định và chính sách của công ty.

7. Dùng quyền lãnh đạo để ép buộc nhân viên

Trong giao tiếp với nhân viên, nếu bạn phải dùng uy quyền của người lãnh đạo để buộc nhân viên phải nghe và làm theo yêu cầu của mình thì đó là một thất bại. Bởi điều đó chỉ khiến nhân viên bị ức chế, có thể làm theo yêu cầu nhưng với thái độ miễn cưỡng, thậm chí đối đầu.

Thay vào đó, hãy coi nhân viên của bạn như những người bạn đồng hành, cùng bạn thực hiện các nhiệm vụ, đạt được những kết quả xuất sắc cho tập thể. Xem nhân viên là bạn đồng hành và giao tiếp với họ một cách tôn trọng, khuyến khích sẽ giúp nhân viên chủ động, sáng tạo và đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.

8. Bình luận tiêu cực

Ngay cả khi công việc của nhóm gặp khó khăn, bạn cũng không nên dành những lời lẽ tiêu cực cho nhân viên. Điều đó không cải thiện được tình hình mà chỉ khiến mọi thứ trở nên tồi tệ hơn.

Trong những tình huống cấp bách, cần phải xử lý ngay thì càng cần bình tĩnh, trao đổi rõ ràng với nhân viên và cùng nhau suy nghĩ cách giải quyết vấn đề. Nếu cần nhắc nhở nhân viên rút kinh nghiệm, bạn có thể dành buổi check-in 1 1 để trao đổi thẳng thắn với nhân viên.

Kết luận

Giao tiếp với cấp dưới là một nghệ thuật. Nhà quản lý muốn giao tiếp hiệu quả với nhân viên cần trau dồi và rèn luyện trong thời gian dài. Kết quả giao tiếp hiệu quả khó có thể đạt được trong một sớm một chiều.

Để giao tiếp, kết nối và tương tác với nhân viên một cách nhanh chóng và hiệu quả, bạn có thể cân nhắc sử dụng các công cụ phần mềm hỗ trợ như phần mềm GoalF. GoalF cung cấp cho bạn nhiều công cụ với nhiều tính năng thông minh giúp bạn cải thiện khả năng giao tiếp và tương tác với các nhân viên trong nhóm của mình.

Nếu bạn cần thêm thông tin về giao tiếp với cấp dưới hoặc muốn được tư vấn về phần mềm GolF, bạn có thể liên hệ với đội ngũ GolF. Các chuyên gia golf luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

Bàn thắngF

• Trụ sở chính : 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại : 0904232369
• E-mail : [email protected]
• trang chủ : https://www.facebook.com/GoalF.vn